La messagerie GMAIL est une messagerie en mode WEB, ou plus techniquement appelé messagerie en mode SAAS (Software As A Service ou Service As A Service)
Selon une étude Gartner de 2011 la messagerie en mode Saas devrait atteindre 16 % des solutions professionnelles d’ici à 2016, puis 55 % avant la fin 2020.
Un nombre croissant d’entreprise ont fait le choix de basculer de la Messagerie « historique » OUTLOOK vers GMAIL et infine la suite Google Workspace:
- Decathlon
- Airbus en 2021
- Randstad en 2021
Cette bascule se fait de manière naturelle néanmoins le système d’archivage Outlook, la suppression des emails, et la gestion de règles est différente sous GMAIL. De ce fait bon nombre d’entre nous ne gère plus la taille de leur messagerie au fil de l’eau mais plutôt quand l’espace alloué est full.
Comment Gérer sa messagerie
Avant de gérer son GMAIL il est important de rappeler, les bonnes pratiques de la eco-gestion de sa boite mail qui passe par 7 étapes :
Décrocher votre téléphone
- Vous obtiendrez une réponse de suite !
Stocker en local
- Moins que d’impact dans le CLOUD & DATA Center
Nettoyer régulièrement sa boite au lettre
- 1 mail + 1mail + 1mail * 5 Milliard d’Internautes.
Oser supprimer vos mails
Limiter l’envoie de pièce jointe
- Envoyer un lien plutôt qu’une pièce jointe
Ne pas multiplier les destinataires
- Tous les utilisateurs sont impliqués , acteurs ou tout simplement nécessaires
Imprimer avec modération
- Optez pour le recto verso
Comment gérer sa messagerie GMAIL et Réduire son impact environnementale
Etape 1 : Quelle est la taille de ma boite GMAIL
En mode GMAIL personnelle* ou professionnelle vous avez la possibilité de visualiser rapidement la taille de votre boite mail :
- Connectez vous à votre GMAIL
- Sélectionnez « Boite de Réception »
- Scrollez jusqu’en bas de la fenêtre et vous avez directement la taille de votre « boite au lettre »
Etape 1(bis) : Quelle est la taille de ma boite GMAIL
Pour plus de précisions, cliquez directement sur ce lien :
*a mettre dans vos bookmarks
Etape 2 : Le langage Google Workspace
Le meilleur moyen de réduire l’impact environnemental* de sa messagerie est de détecter et visualiser les mails* :
( le meilleur moyen reste ne pas avoir de boite mail 🙂 )
- volumineux
- avec une pièce jointe
- datant de plus de x jours
Via la barre de recherche vous avez les fonctionnalités classiques de recherche
Google Workspace fonctionne avec son propre langage de filtre, qui vous permettra en quelques secondes a accéder à des résultats puissants, ceci en tapant directement dans la barre de recherche
quelques exemples du langage mise à votre disposition
| has:attachment (*.mov || *.wmv || *.avi) Size:5000000 has:attachment (*.zip || *.rar || *.7z || *.tar.gz) larger:5M has:attachment label:unread from: toto@toto.com after : 15/01/2000 before: 15/01/2000 | tous les mails vidéos tous les mails de plus de 5MO tous les mails avez de fichier zip tous les mails de plus de 5MO tous les mails avec un pièce jointe tous les mails non lus tous les mails provenant de toto@toto.com tous les message après le 15/01/2000 tous les messages avant le 15/01/2000 |
Une fois cette recherche réalisée plusieurs choix s’offre à vous :
- Supprimer les mails qui correspondent à votre recherche
- Archiver l’ensemble des mails & Supprimer
Etape 3 : Supprimer les mails
Afin de supprimer les mails correspondants à votre recherche
Sélectionner l’ensemble des mails concernés par votre recherche, et pensez à étendre la sélection si votre recherche excède le 100 messages.
Puis valider la suppression
Vos mails sont stockées dans votre Corbeille durant 30 jours, il faut maintenant vider la corbeille
Etape 4 : Archiver & Supprimer les mails
Vous avez la nécessité (juridique , législative etc …) de conserver un historique de vos mails, vous avez la possibilité de créer une archive de vos mails.
Pour cela il faut faudra :
- labéliser le résultat de votre recherche,
- réaliser une archive
- supprimer l’ensemble des mails labélisés.
Une fois votre recherche réalisée, vous devez sélectionner tous vos messages et étendre la sélection si il y a plus de 100 messages.
Ensuite il est nécessaire de créer un label.
Renseignez le nom de votre Label : par exemple Mon LABEL ARCHIVE
Valiser la création du Label
Confirmer l’action groupée dans le cadre d’une sélection a plus de 100 messages
Nous allons à ce stade créer l’archive « physique » qui contiendra l’ensemble des messages Mon LABEL ARCHIVE
Connectez vous à l’URL suivante https://myaccount.google.com/
Rendez-vous sur l’item : Données et confidentialité
Rendez-vous sur la catégorie : Télécharger ou supprimer vos données.
Désélectionner tous les services, afin de ne sélectionner que la partie messagerie
Scroller jusqu’au paragraphe Messagerie, qu’il faut sélectionner, puis cliquer sur Toutes les données Gmail sont incluses
Décocher inclure tous les messages dans la message
Ne sélectionner que : Mon LABEL ARCHIVE
Valider votre sélection par OK
Scroller pour passer à l’étape suivante
Choisissez le type de fichier, la fréquence et la destination, puis créer l’exportation
L’exportation est en cours, vous recevrez un mail de confirmation des que celle-ci sera terminée ( mail que je vous invite à supprimer )
Dès réception du mail je vous invite à supprimer l’ensemble des mails lié à ce Label.
Etape 5 : vider la corbeille
Vous avez mener toute ou partie des actions ci-dessus ,il ne vous reste plus qu’à vider votre corbeille .
